Tout organisateur sait que l’engagement et la participation sont la clé des réunions, des sessions de formation ou des conférences – et la disposition de la salle joue un rôle majeur dans la réalisation de ces objectifs. L’aménagement de la salle peut influencer la façon dont les participants réagissent au contenu de la réunion et la façon dont ils interagissent entre eux. C’est un aspect crucial de votre événement, car l’espace physique crée l’atmosphère, influençant l’efficacité de l’orateur et la réponse du public. Cela a un impact sur la productivité de la réunion et peut faire toute la différence lorsqu’il s’agit d’accomplir les tâches à accomplir efficacement et dans les délais.

Points à prendre en considération lors de la réservation d’une salle de réunion

Outre le choix d’un lieu situé dans un endroit central comme le Stade Pierre Mauroy , afin que les délégués puissent s’y rendre facilement, le principal élément à prendre en considération est la taille et la disposition de la salle. Vous devez vous assurer qu’il y a suffisamment de sièges pour tout le monde et qu’ils n’auront pas tout besoin d’une table. Sur le plan psychologique, il existe une sorte de « barrière invisible » entre l’orateur et son public. De même, il existe une barrière similaire entre les participants, surtout s’ils ne se connaissent pas très bien. En aménageant la salle de manière réfléchie, on peut minimiser ces barrières invisibles et encourager la participation. Différentes dispositions des sièges permettront d’améliorer les possibilités d’apprentissage et de participation, qu’il s’agisse d’une réunion en personne, d’une vidéoconférence, d’une session de formation ou d’un atelier. 

Places en U

Une disposition en U signifie que les chaises et les tables sont disposées en forme de cercle ouvert, chaque délégué étant tourné vers l’intérieur. Cette configuration classique de salle de réunion permet aux participants de se faire face, l’orateur ou le président se trouvant à l’extrémité. Cette disposition est très appréciée pour les formations et les ateliers. Les délégués peuvent s’asseoir avec ou sans tables, tout en conservant la forme en U. Avec seulement des chaises, il est possible d’augmenter le nombre de participants. Le fait de n’avoir que des chaises permet une plus grande interaction en face à face entre l’orateur ou le formateur et les participants individuels. L’avantage est de permettre à l’orateur de s’adresser à chaque délégué pour une formation individuelle, tandis que les participants peuvent facilement interagir entre eux. Il y a peu d’inconvénients à cet arrangement – le seul désavantage est que la capacité de la salle n’est pas maximisée, car l’espace au sol n’est pas entièrement utilisé. Cependant, cette disposition est tellement utile pour les réunions de petite et moyenne taille que cela pose rarement problème.

Salle de conseil ou de conférence

Avec une grande table pouvant accueillir jusqu’à 20 personnes, il y a suffisamment de place pour les équipements, tels que les ordinateurs portables des délégués, les dispositifs de vidéoconférence et les téléphones portables. Tous les délégués font face au milieu, ce qui permet une interaction et une discussion dans toutes les directions. Le style salle de conférence peut être ajusté pour inclure des tables supplémentaires afin de former un rectangle creux ou un carré, ou simplement pour inclure plus de participants dans l’installation. C’est une disposition populaire pour les réunions traditionnelles, telles que les réunions du conseil d’administration, ou pour toute autre réunion formelle, qui convient à la vidéoconférence, aux discussions ouvertes et aux séances de brainstorming. Les avantages sont qu’elle permet une interaction directe entre les délégués, où qu’ils soient assis. Il est également utile de disposer d’un espace de table pour les ordinateurs portables, les gadgets, la paperasse et les rafraîchissements. Les inconvénients sont de trouver un moyen de s’assurer que les personnes situées aux extrémités de la table ne se sentent pas isolées, bien que ce problème soit facilement résolu en utilisant une table de conférence circulaire ou carrée.

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