Si vous décidez d’organiser un événement à Nantes, quel que soit le but (éducation, divertissement, sensibilisation à une marque), c’est sûr que vous ne disposez probablement pas de beaucoup de temps. Ainsi, la clé du succès est de le faire de manière professionnelle et de minimiser tout type de risque. Voici une liste de conseils pour que votre événement se déroule sans encombre.

La planification est essentielle

La planification d’un événement à Nantes est un processus difficile qui prend du temps. Parmi les questions à traiter, il y a le choix du lieu de l’événement (il peut s’agir d’une salle, d’une bibliothèque, d’un hôtel, selon le type d’événement), la gestion des invitations, le suivi des réponses, ainsi que le suivi des paiements.

La première chose à considérer est le type de public. Le « quand et où » dépend du type de public visé par l’événement. Il y a deux objectifs à considérer : ce que vous comptez accomplir et ce que vous attendez de vos invités.

Si vous gardez ces conseils à l’esprit, vous aurez plus de chances de concentrer vos efforts de manière appropriée et non dispersée. Vous pouvez aussi faire appel à des professionnels comme l’agence événementielle Make It Event spécialisé dans l’organisation de séminaire, inauguration, animation commerciale, et qui vous aidera à communiquer efficacement et à faire en sorte que l’expérience soit significative pour tous.

Les invitations doivent être personnalisées

L’invitation doit être suffisamment attrayante pour être prise en considération par la personne à qui elle est adressée. Elle doit avoir un aspect professionnel et contenir les informations de base nécessaires sur l’événement. Il doit inclure le nom de chaque invité, contenir le logo et le nom de l’entreprise à promouvoir, l’objectif de l’événement (ce à quoi sert l’événement : lancement d’un nouveau produit, présentation d’un service, anniversaire, etc.) Détaillez clairement l’adresse, la date, l’heure, le code vestimentaire, les informations de contact. Si nécessaire, une carte et des indications peuvent être incluses.

Faire de la promotion

Les invitations ne garantissent jamais que la salle soit pleine. Pour inciter les invités à participer, vous pouvez utiliser un site Web d’événement, les activités qui auront lieu lors de l’événement. Bien évidemment, le site Web doit également contenir le nom et le logo de la société qui organise l’événement.

Si l’événement à Nantes est ouvert à la communauté, il est toujours conseillé d’utiliser les réseaux sociaux tels que Facebook, Twitter, Instagram. Quelques jours avant l’événement, il est nécessaire d’envoyer un rappel. Si l’événement est payant, l’idéal est de faire payer les participants à l’avance. Ainsi, vous vous assurez de leur présence.

Activités après l’événement

Il est toujours fructueux de faire un suivi pour améliorer les événements futurs. Gardez à l’esprit qui a participé et qui n’a pas participé, ce qui a fonctionné et ce qui doit être écarté pour que le prochain événement soit encore meilleur.

Vous pouvez envoyer une lettre d’information contenant les points forts de l’événement, des photos, des fichiers audio ou vidéo. Vous pouvez même réaliser une enquête pour connaître l’opinion des participants.

Le succès d’un événement dépend à la fois de ce qui est fait avant et après l’événement. Si vous suivez ces conseils, vous pourrez être plus productif en moins de temps, avoir une apparence professionnelle et offrir une expérience satisfaisante au client et aux participants.